Por Alan Ganz e Francisco Sá
1. CONTEXTO
Não é sem motivo que a “Comunicação” é um dos pilares do Programa de Compliance. A razão para isso é não só disseminar a cultura de Compliance na empresa, como também, sincronizar as responsabilidades de cada personagem dentro dos setores da empresa ante as regras e procedimentos internos.
Aqui, destaca-se principalmente os procedimentos que devem ser seguidos no fluxo de contratação de Terceiro. Via de regra, as áreas envolvidas em uma contratação podem ser:
- Requisitante (solicita a contratação para atender uma demanda da empresa);
- Suprimentos/Compra (negocia com o Terceiro e promove as etapas de contratação dentro da empresa);
- Compliance (analisa os riscos de corrupção ou fraude e emite parecer para subsidiar a decisão dos diretores ou da governança);
- Jurídico (analisa os requisitos legais, contratuais e formaliza a minuta do instrumento jurídico entre as partes);
- Deliberante (decide sobre a contratação com base nas informações fornecidas pelas áreas acima, com base também no apetite de risco e objetivos da empresa)
Cada área possui a sua hierarquia interna, isto é, os seus respectivos responsáveis e gerentes, os quais devem orquestrar os fluxos das contratações, de acordo com os procedimentos vigentes.
2. POSSIBILIDADES DE MELHORIA
Em cada caso, o personagem acionado dentro de cada uma dessas áreas pode ser diferente, a depender, por exemplo, do valor do contrato, do objeto do contrato, da abrangência da contratação, da localidade, dos objetivos da empresa etc.
Por isso, é necessário que todos os fluxos estejam bem explícitos de forma didática e exemplificativas nos procedimentos. Isso contribui para evitar fraudes, facilitar o controle das atividades e a efetividade nos fluxos das contratações.
Para cada tipo de contratação, o fluxo do procedimento pode variar e é necessário que as regras atinentes a cada caso, estejam bem alinhadas entre os responsáveis que empreendem as etapas para o seu objetivo final.
É certo que as regras, podem ser diferentes, para cada contratação. Essa variação pode se dar a depender do escopo do contrato, da localidade onde é feita a contratação, dos sócios do terceiro a ser contratado, do valor do contrato e, também, do prazo contratual. Ou seja, cada empresa tem uma característica, e um rigor procedimental próprio para realizar suas contratações. Tai características vão de acordo com a necessidade de controle da empresa, sua prestação de contas, seu apetite de risco, o mercado atuante, sua expansão de negócios, e, entre outros,
Desta forma, os objetivos da empresa, as regras sobre cada tipo de contratação e as responsabilidades de cada personagem dos setores no fluxo de contratação, devem estar enraizados na cultura da empresa, como se os personagens fossem soletrar de cor uma música de que gostem.
Os procedimentos e o timing devem ser precisos para que a contratação desejada seja firmada com segurança e sem prejudicar as demandas da empresa ou as negociações em curso com um ou mais terceiros.
As áreas e os personagens da empresa, necessitam funcionar como engrenagens de um relógio, onde cada peça sabe a sua função e o momento de empreender esforço. Neste panorama é que a Comunicação se torna uma valiosa ferramenta para otimizar o tempo e custos internos no fluxo de contratação, evitando morosidade e retrabalho neste processo.
3. POR QUE E COMO MELHORAR A SINCRONIA ENTRE AS ÁREAS DE CONTRATAÇÃO DA EMPRESA
A morosidade e o retrabalho podem ocorrer com frequência nos processos de compras ou contratações das empresas, porque os personagens atuantes nos procedimentos respectivos não dialogaram a tempo e a modo. Pode ocorrer de algum personagem adiantar uma das etapas do procedimento, ou perder o timing de uma deliberação, o que acarretará um recomeço do trabalho.
Por isso, é necessário que todos os envolvidos neste fluxo possuam sinergia de modo que cada um saiba o que o outro está fazendo e o porquê está fazendo, como em uma música, na qual cada instrumento precisa soar independente, mas, com harmonia com os demais, para que o resultado seja atingido com perfeição.
A fim de que isso ocorra, é necessário um exercício constante de sincronia entre os atores que precisam decorar com naturalidade a suas falas e seus papéis. Para tanto, elencamos abaixo quatro habilidades importantes para os gerentes e personagens de cada área:
- Saber o procedimento;
- Saber comunicar;
- Saber ouvir;
- Saber criar melhorias.
Diante das quatro habilidades, podemos transformá-las em quatro atividades:
- Escrever os procedimentos com fácil entendimento, fluxograma e exemplos com o máximo de situações que possam ocorrer / Ler o procedimento e buscar esclarecer todas as dúvidas;
- Comunicar por meio de curtas reuniões periódicas e treinar os responsáveis apresentando casos práticos ocorridos;
- Colher feedbacks individuais ou coletivos;
- Revisitar os procedimentos com os dados colhidos e alinhá-los ao máximo com os objetivos da empresa / Reler os procedimentos e esclarecer novas dúvidas que surgirem.
4. CONCLUSÃO
Enfim, estes são exercícios diários que uma empresa empenhada em melhorar seus resultados precisa realizar, desde sua Diretoria até seus colaboradores diretos na operação. Isso evitará retrabalho e fraudes, posto que o controle será mais bem desempenhado.
Um ambiente de trabalho assim, também, gera melhor qualidade de vida ao colaborador para prestar seu serviço, vez que não precisa desperdiçar energia ou tempo e nem se desesperar em meio aos procedimentos, negociações, prazos e demandas, já que cada um dos agentes nestes fluxos sabe o seu respectivo papel e responsabilidades.
*Állan Ganz – Consultor em Governança, Riscos e Compliance na Hect Consultoria. Advogado, pós-graduado em Direito Imobiliário, EPD – Escola Paulista de Direito, Certificado em Compliance Anticorrupção (CPC-A) pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Legal Ethics & Compliance (LEC).
**Francisco Sá – Consultor em Governança, Riscos e Compliance na Hect Consultoria. Engenheiro elétrico e Administrador de empresas. MBA em Gestão Empresarial e Finanças pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), Extensão em Compliance: Mitigação e Gestão de Riscos pela CEDIN Educacional, Certified Quality Engineer pela American Society for Quality, Certificado em Compliance Anticorrupção (CPC-A) pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Legal Ethics & Compliance (LEC)
