Imagine que sua empresa precisou atualizar a forma como coleta dados dos clientes na recepção, alterando campos no formulário e incluindo etapas que assegurem a privacidade dos dados conforme níveis de acesso. Se a equipe que executa o processo não tiver sido envolvida durante a construção desse novo formulário e treinada antes da sua implementação, certamente será um gargalo na operação não só na recepção, mas em toda a cadeia de atividades que dependem dessa rotina.
Isso só para citar um exemplo de situações que podem colocar em xeque a efetividade das mudanças implementadas e expor a organização a riscos de tratamento inadequado dos dados pessoais, comprometendo a integridade do processo.
Construindo uma cultura de privacidade
Agora que você já entendeu que investir em uma cultura de privacidade é fundamental para o sucesso do seu projeto de adequação à LGPD, você deve estar se perguntando como fazer isso funcionar na prática, não é mesmo?
Então continue por aqui que vamos te apresentar algumas dicas que vão te apoiar neste desafio.
- Envolva as pessoas ao longo de todo processo de adequação à LGPD
As pessoas precisam entender o que está acontecendo e quais os impactos da LGPD na sua rotina de trabalho. Por isso, é fundamental que estejam envolvidas ao longo de toda a jornada, do lançamento à implementação do projeto.
Claro que elas não precisam estar 100% dedicadas, afinal poderá haver uma equipe focada nisso. Mas alguns momentos são cruciais para que esse envolvimento aconteça, como na reunião de kick-off ou lançamento do projeto; no mapeamento de processos e rotinas que impactem diretamente o desenvolvimento do seu trabalho; e no desenvolvimento das novas soluções, especialmente testando e validando as mudanças.
Com isso, as pessoas se sentirão valorizadas, participando ativamente de todo o processo e com maiores chances de se engajarem com a implementação das mudanças em sua rotina, atuando como um time que entende o valor da privacidade de dados pessoais.
- Invista em sensibilizações sobre proteção de dados
Além de capacitação para que estejam preparadas para execução dos processos na rotina, é importante que as pessoas também entendam minimamente o cenário e as motivações que justificam as mudanças que estão em curso.
Por isso, sempre que possível realize ações de sensibilização que ajudem a esclarecer sobre como a temática impacta diretamente, não só as atividades da organização, mas o dia-a-dia das pessoas como um todo. Treinamentos formais, blitz nas áreas, campanhas de comunicação e mesmo recursos lúdicos como peças de teatro, jogos e dinâmicas de grupo são alguns exemplos de como a sensibilização pode ser aplicada à sua empresa, contribuindo para tornar a privacidade de dados pessoais um elemento da cultura organizacional.
- Estabeleça fluxos de comunicação
Como já mencionado no primeiro item, as pessoas não precisam estar o tempo inteiro dedicadas no processo de implementação da LGPD. Uma forma de manter esse envolvimento é estabelecendo fluxos claros de comunicação entre as pessoas, para que sempre tenham acesso a informações atualizadas.
Para isso, sua empresa pode investir na capacitação de facilitadores nas áreas, que serão responsáveis por participar das reuniões e desdobrar para os colegas da equipe. Esse papel também pode ficar a cargo das lideranças, utilizando os momentos de alinhamento já existentes na rotina para incluir esse repasse.
O alinhamento com a comunicação interna também é um importante facilitador, incluindo pautas sobre o projeto nos veículos de comunicação, com o acompanhamento periódico das atividades e disseminação para toda organização.
Inclua no planejamento do seu projeto de adequação à LGPD as atividades que vão apoiar sua empresa na construção de uma cultura de privacidade. Se sua organização já está em dia com os documentos requeridos pela legislação, lembre-se que o trabalho não acaba com a finalização do projeto de adequação (na verdade esse é só o pontapé inicial), e que o fortalecimento da cultura deve ser uma constante na sua rotina.
E não importa em qual fase sua empresa esteja, se precisar de ajuda, conte com os especialistas da Hect.
