Parte 3

Os registros necessários ao relacionamento causal e conexão lógica do claim

No decorrer do contrato são produzidos diversos registros. É necessário que a parte interessada produza um conjunto de registros (além dos registros contratuais) que sejam suficientes para a caracterização do claim. Dentre as formas mais comuns de registros, os autores acreditam que os seguintes são os que merecem maior atenção:

Relatório Diário de Projeto (Diário de Obras): Este documento é sem dúvida um dos mais vitais na formação do direito de pleitear por parte do contratado e um dos quais o contratante deve estar mais atento para defender-se dos claims. Assim, no RDO devem conter informações do site (natureza climática, informando se são oferecidas ou não condições de trabalho), efetivo, efetivo a disposição ou improdutivo, ocorrências diversas, alteração na seqüência executiva e tudo o mais que possa estar alterando o ambiente, os fatos e as circunstâncias nos quais a obra foi concebida.

Relatório de Progresso: É um documento emitido pelo contratado ao contratante no qual o mesmo descreve todos os trabalhos executados durante certo período de tempo (semanal ou mensal). Ele será útil para o mapeamento do real x executado e a cientificação ao contratante do andamento da obra e suas anormalidades.

Documentários Fotográficos: Registros fotográficos auxiliarão muito na descrição de interferências com o processo construtivo, atraso na liberação de frentes, chuvas, entre outros.

Correspondências: Constituem as cartas, e-mail, memorandos, atas de reunião e tudo o mais que foi utilizado para a documentação dos fatos decorridos no andamento do projeto.

Forma de apresentação do CLAIM

Muitos contratados prejudicam a credibilidade de seu claim provendo um documento com discurso prolixo, complicado, emocionalmente carregado atuando no foco do convencimento oratório e não no foco de uma demonstração racional à luz do contrato e das condições do negócio pactuado.

Antes porém de se proceder a apresentação é conveniente que o contratado tenha notificado por meio de registros, ou mesmo “preparado o espírito” do contratante para a recepção do claim.

Feito isso, é recomendável que o contratado utilize uma carta claim, com um texto em estilo narrativo e dissertativo no qual descreva o que ocorreu no contrato e as implicações, em termos de prazos e custos.

Esta apresentação, para facilitar a visualização do contratante (pois em certos casos o homem de decisão não é propriamente o administrador do contrato), deve incluir demonstrações gráficas, fotografias, esquemas e desenhos ilustrativos entre outros. Preferencialmente deve-se usar um estilo de apresentação artístico com o uso de cores e que torne a interpretação totalmente compreensível.

Exemplos são apresentados a seguir. O primeiro deles, diz respeito a incidências pluviométricas em determinada região do pais, acima das médias históricas.

O segundo, é um cronograma de barras, em estilo artístico, demonstrando a dilatação do prazo contratual em decorrência das chuvas descritas no item anterior.

Observa-se que além da dilatação do prazo contratual, ocorreu que esta dilatação foi para dentro do período chuvoso (em destaque). Observa-se que são dois contratos.

Verificar também que ocorreu a suspensão dos trabalhos (flag vermelho).

No caso em questão ilustrou-se com um flag verde o sinal de início das obras e com um flag vermelho a suspensão. O término das obras foi indicado com o flag amarelo.

A resolução do claim

A negociação e resolução do claim é, sem dúvida, um de seus processos mais complexos. Para tanto, e anteriormente para dirigir-se ao processo de negociação a parte deve estar preparada para fazer concessões, bem como no que pode ou não ceder.

Deve-se realizar uma análise do quão suportadas estão as hipóteses e quão justos estão seus custos. Deve-se também avaliar a possibilidade de realizar a “barganha” do claim por novos contratos ou negócios.

A parte deve-se considerar no Brasil, a cultura unilateral que ainda vigora em boa parte das empresas, onde, como herança da fase onde vigorou o “principio da obrigatoriedade”, contratantes desprezam os Claims. Nestas empresas persiste ainda um “preconceito” das contratantes em relação às empresas que apresentam seu Claim. Não raro, ocorrem ameaças ou mesmos retaliações a estas empresas.

Desta forma é imprescindível uma postura firme e clara com relação aos fatos ocorridos e ao posicionamento da contratante em relação aos mesmos.

O histórico mostra que, na maioria das vezes o desgaste só existe quando há má fé. Empresas que apresentam seus Claims e “rompem” este preconceito com um trabalho sério e fundamentado reequilibram seu contrato e mantém seu cliente.

Entretanto, estar preparado é fundamental. Se o nível maturidade do contratante não permitir a negociação, o caminho pode ser uma câmara de arbitragem ou mesmo um tribunal de justiça.

O gerenciamento de claims segundo o PMBOK – construction extension

Tão Grande é a Importância de claims nos EUA e na atividade de gerenciamento de projetos (O estado americano do Oregon possui um departamento destinado exclusivamente a analisar claims de construção) que o PMBOK dedica em seu construction extension um capítulo a claims. Ele se compõe de três processos básicos: Identificação do claim, quantificação do claim e resolução do claim.

Geovane Martins é sócio da Hormigon Hect e possui mais de 20 anos de experiência no ramo de engenharia e administração de contratos, notadamente em processos de gerenciamento de projetos, gerenciamento de pessoas, e consultoria na elaboração de Claims. Atualmente provê trabalhos de consultoria em Gerenciamento de projetos e contratos para para a indústria de celulose, energia e mineração no Brasil e Argentina (contratantes), assim como consultoria na elaboração de claim’s para construtoras e montadoras. Atua também como assistente técnico em demandas no judiciário e em câmaras de arbitragem, apoiando escritórios de advocacia. No momento participa de causas que superam R$ 300 milhões.

João Antônio de Almeida Júnior

João Almeida é Engenheiro e Professor Universitário. Possui possui mais de 12 anos de experiência no ramo de engenharia civil notadamente em processos de aquisições, planejamento e orçamento em obras de construção, modelagem de processos de negócio, processos financeiros, serviços de financiamento habitacional e consultoria na elaboração de Claims.

Referências

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PMI, Project Management Institute (Editor). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos – PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – Construction Extension Guide. PMI, 2000.

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SILVA, José Pereira da. Gestão e Análise de Risco de Crédito. Editora Atlas. São Paulo – 1998. 388p.

DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Parcerias na Administração Pública. Editora Atlas. São Paulo – 1999. 328 p.